結(jié)合幾年來(lái)服務(wù)成千上萬(wàn)的客戶的經(jīng)驗(yàn)，山東捷君信息提出了在協(xié)同OA軟件選型時(shí)需要關(guān)注的四點(diǎn)：

　　一、關(guān)注協(xié)同OA軟件的本質(zhì)

　　選型小組的負(fù)責(zé)人要深刻認(rèn)識(shí)到OA軟件是全員信息化，其本質(zhì)是全員工作模式和企業(yè)管理模式的一次變革，在現(xiàn)在的選型過(guò)程中，可能涉及到較多的部門(mén)，在未來(lái)的應(yīng)用推廣過(guò)程中，一定是一把手工程，因此要基于全員去安排需求調(diào)研、產(chǎn)品選型、應(yīng)用推廣和集成整合等工作安排和工作節(jié)奏。

　　需求調(diào)研的應(yīng)用范疇涉及到所有知識(shí)性員工，是全員信息化的第一臺(tái)階。既然是全員應(yīng)用，提高全員的工作效率而不是某個(gè)部門(mén)、某個(gè)領(lǐng)導(dǎo)、某個(gè)人的效率，成為OA軟件的核心價(jià)值定位，如果以通用性和經(jīng)常性兩個(gè)緯度對(duì)OA軟件的功能進(jìn)行篩選的話，OA軟件的核心應(yīng)用是：流程審批、協(xié)同工作、公文管理(國(guó)企和政府機(jī)關(guān))、溝通工具、文檔管理、信息中心、電子論壇、計(jì)劃管理、項(xiàng)目管理、任務(wù)管理、會(huì)議管理、關(guān)聯(lián)人員、系統(tǒng)集成、門(mén)戶定制、通訊錄、工作便簽、問(wèn)卷調(diào)查、常用工具(計(jì)算機(jī)、萬(wàn)年歷等)。如果以給企業(yè)帶來(lái)價(jià)值大小的緯度對(duì)所有功能模塊評(píng)估的話，基本上遵循80：20定律，其中的工作流程模塊、協(xié)同工作模塊、項(xiàng)目管理模塊為企業(yè)帶來(lái)的了80%的價(jià)值，而其余的模塊帶來(lái)20%的價(jià)值

　　因此抓大放小，重點(diǎn)考察工作流程、協(xié)同工作、項(xiàng)目管理的技術(shù)水準(zhǔn)，成為產(chǎn)品選型的不二選擇。

　　三、關(guān)注廠商態(tài)度

　　OA軟件是涉及到全員使用的管理軟件，因此采購(gòu)OA軟件與采購(gòu)財(cái)務(wù)軟件、硬件設(shè)備不同，不是簡(jiǎn)單的、一次性的買賣交易，而是持續(xù)一年甚至多年的管理變革、咨詢和人工服務(wù)，在這個(gè)過(guò)程中，需要持續(xù)不斷的與廠商互動(dòng)，來(lái)解決實(shí)施、應(yīng)用、推廣過(guò)程中遇到的各種需求變更、BUG處理、功能調(diào)整、軟件集成等等問(wèn)題。

　　在持續(xù)出現(xiàn)的、紛繁復(fù)雜的問(wèn)題面前，客戶如果面對(duì)的只是一個(gè)普通銷售人員或者普通實(shí)施人員，是無(wú)法調(diào)動(dòng)整個(gè)組織進(jìn)行資源協(xié)調(diào)和支持的，因此選擇產(chǎn)品的同時(shí)，也要重點(diǎn)考察OA廠商的態(tài)度，判斷他們是否重視你，選擇一個(gè)愛(ài)你的人，遠(yuǎn)比選擇一個(gè)你愛(ài)的人重要。

　　而管理軟件領(lǐng)域內(nèi)，眾所周知的潛規(guī)則是：領(lǐng)導(dǎo)只參與和出席公司認(rèn)為重要的項(xiàng)目選型，領(lǐng)導(dǎo)的級(jí)別越好，說(shuō)明對(duì)你越重視，也意味著過(guò)程中遇到問(wèn)題后，資源協(xié)調(diào)到位的可能性越大。

　　四、關(guān)注成本控制

　　很多客戶的CIO或者信息化負(fù)責(zé)人，在評(píng)估OA軟件的成本是，只是簡(jiǎn)單的考慮到公司在OA軟件項(xiàng)目上的預(yù)算和供應(yīng)商的報(bào)價(jià)，而忽視了OA軟件部署的軟硬件環(huán)境成本、軟件實(shí)施過(guò)程中參與人員的時(shí)間成本、培訓(xùn)成本、將來(lái)的維護(hù)難度和服務(wù)成本、將來(lái)數(shù)據(jù)集成的開(kāi)發(fā)成本、升級(jí)成本和數(shù)據(jù)遷移成本等等，因此往往陷入“撿了芝麻、丟了西瓜”的尷尬境地。

　　五，政府信息化需求開(kāi)啟OA辦公系統(tǒng)平臺(tái)化時(shí)代

　　伴隨著信息化在國(guó)內(nèi)的發(fā)展，近些年來(lái)企事業(yè)單位和政府機(jī)關(guān)陸續(xù)部署了大量的IT系統(tǒng)，如OA辦公系統(tǒng)、ERP、CRM等等，這些信息化系統(tǒng)在早期讓用戶享受了信息化的成果，但隨著用戶對(duì)信息化建設(shè)的要求越來(lái)越高，也面臨著升級(jí)換代的壓力，以O(shè)A辦公系統(tǒng)為例。

　　OA辦公系統(tǒng)經(jīng)過(guò)多年的發(fā)展，其內(nèi)涵在不斷延伸，功能也由原先的行政辦公信息服務(wù)，逐步擴(kuò)大延伸到組織內(nèi)部的各項(xiàng)管理活動(dòng)環(huán)節(jié)，成為組織運(yùn)營(yíng)信息化的一個(gè)重要組織部分。同時(shí)市場(chǎng)和競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境的快速變化，使得OA辦公系統(tǒng)承擔(dān)著更多的任務(wù)，用戶也更關(guān)注如何方便、快捷地實(shí)現(xiàn)內(nèi)部各級(jí)組織、各部門(mén)以及人員之間的協(xié)同、內(nèi)外部各種資源的有效組合、為員工提供高效的協(xié)作工作平臺(tái)。

　　產(chǎn)品化和項(xiàng)目化OA辦公系統(tǒng)的不足

　　當(dāng)用戶的發(fā)展使得產(chǎn)品需要不斷進(jìn)行更新和升級(jí)，特別是隨著企業(yè)管理規(guī)模的擴(kuò)大導(dǎo)致原有的系統(tǒng)難以滿足新的需求，這時(shí)就需要對(duì)原OA辦公系統(tǒng)進(jìn)行功能擴(kuò)展和升級(jí)的二次開(kāi)發(fā)，這種開(kāi)發(fā)對(duì)于不同的產(chǎn)品而言操作技術(shù)不同，需要的開(kāi)發(fā)周期、資金、風(fēng)險(xiǎn)都存在較大的差異。對(duì)于OA辦公系統(tǒng)在早期最普遍存在的兩種形態(tài)，產(chǎn)品化和項(xiàng)目化，都很難滿足用戶這一普遍的需求。

　　對(duì)產(chǎn)品化的OA辦公系統(tǒng)來(lái)說(shuō)，功能的適用性、性能的穩(wěn)定性、持續(xù)升級(jí)、成熟度較高、高性價(jià)比、低風(fēng)險(xiǎn)是其不可忽略的優(yōu)點(diǎn)，但不能一次滿足所有細(xì)節(jié)需求、產(chǎn)品化的升級(jí)節(jié)奏可能與用戶需求的成長(zhǎng)的速度難以匹配是個(gè)硬傷。而項(xiàng)目化OA辦公系統(tǒng)具有一次性滿足細(xì)節(jié)需求、根據(jù)需求量身定制是最為稱道的地方，但高成本、長(zhǎng)周期的、高風(fēng)險(xiǎn)的、無(wú)法升級(jí)、持續(xù)性服務(wù)幾無(wú)可能而引起用戶不滿。這些都讓市場(chǎng)不停地呼喚一種更為合理的形態(tài)存在的OA辦公系統(tǒng)。由此，平臺(tái)化OA辦公系統(tǒng)應(yīng)運(yùn)而生。

　　平臺(tái)化界面設(shè)計(jì)OA辦公系統(tǒng)的絕對(duì)優(yōu)勢(shì)

　　新型的平臺(tái)型OA辦公系統(tǒng)則由于開(kāi)發(fā)方式靈活，借助支撐平臺(tái)技術(shù)可以在不影響原系統(tǒng)的情況下，獨(dú)立開(kāi)發(fā)新功能模塊再加入到原系統(tǒng)平臺(tái)之中，使得開(kāi)發(fā)周期大大縮短、費(fèi)用低、風(fēng)險(xiǎn)小，可以說(shuō)這種升級(jí)操作最大程度上做到了為企業(yè)考慮，提供長(zhǎng)遠(yuǎn)保證，并具備基本能滿足全部需求，性價(jià)比高、成熟度高的優(yōu)點(diǎn)。

　　對(duì)此，行業(yè)資深專家也表明，OA辦公系統(tǒng)之所以要向平臺(tái)化的方向發(fā)展，就是因?yàn)镺A的作用正從行政管理轉(zhuǎn)移到行政、業(yè)務(wù)兼管，從溝通轉(zhuǎn)移到協(xié)作，從單一應(yīng)用轉(zhuǎn)移到系統(tǒng)整合。在OA行業(yè)，一直是需求推動(dòng)技術(shù)的發(fā)展，OA這種轉(zhuǎn)變正是近年來(lái)乃至未來(lái)企業(yè)發(fā)展的重要需求所致。OA辦公系統(tǒng)要想滿足用戶不斷變化的信息化需求，必須具有平臺(tái)化的特征，這個(gè)平臺(tái)必須具有充分的開(kāi)放性和靈活性，允許用戶方便的自定義各種業(yè)務(wù)流程和表單，和其他系統(tǒng)進(jìn)行數(shù)據(jù)整合，生成各種統(tǒng)計(jì)報(bào)表。也就是說(shuō)，真正的平臺(tái)化OA辦公系統(tǒng)，必須具備繼往開(kāi)來(lái)的能力，也就是即兼容解決歷史信息化問(wèn)題，又能動(dòng)態(tài)適應(yīng)未來(lái)發(fā)展的需要，成為用戶解決信息化和諧發(fā)展問(wèn)題的法寶。

　　如今，OA辦公系統(tǒng)從開(kāi)始出現(xiàn)到發(fā)展至現(xiàn)在，其內(nèi)涵已經(jīng)發(fā)生了根本的轉(zhuǎn)變，從最初的文檔管理發(fā)展成為企業(yè)的信息化中心平臺(tái)，可以說(shuō)是完成了從一個(gè)士兵到將軍的轉(zhuǎn)變。當(dāng)然，這個(gè)轉(zhuǎn)變從理念上說(shuō)已經(jīng)完成，但從應(yīng)用上來(lái)說(shuō)還剛剛開(kāi)始，因?yàn)镺A辦公系統(tǒng)平臺(tái)化的時(shí)代才剛剛開(kāi)始。